La gestión de inventarios es una de las actividades más importantes y complejas para cualquier empresa que se dedique a la producción o distribución de bienes. Un inventario adecuado permite satisfacer la demanda de los clientes, reducir los costes operativos y mejorar la rentabilidad del negocio.
Para evitar estos inconvenientes, es necesario contar con un sistema que permita controlar y optimizar el flujo de los productos desde su origen hasta su destino final, es decir, un sistema de trazabilidad. La trazabilidad es el conjunto de herramientas y metodologías que permiten identificar, registrar y seguir el rastro de los productos a lo largo de la cadena de suministro, tanto interna como externa.
Beneficios de la trazabilidad para la gestión de inventarios
La trazabilidad tiene múltiples ventajas para la gestión de inventarios, entre las que se destacan las siguientes:
Mejora la precisión y la eficiencia de los procesos de inventario
Automatiza y agiliza las tareas de recepción, almacenamiento, movimiento, despacho y devolución de los productos, evitando errores humanos, demoras y duplicidades. Además, facilita la planificación y el control de los niveles de inventario, evitando el sobreabastecimiento o el desabastecimiento.
Mejora la calidad y la seguridad de los productos
La trazabilidad permite verificar el cumplimiento de los estándares de calidad y las normativas vigentes en cada etapa de la cadena de suministro, así como detectar y corregir posibles defectos, anomalías o riesgos. También permite realizar una gestión eficaz de las devoluciones, las reclamaciones y las garantías, así como implementar medidas correctivas o preventivas en caso de emergencia.
Mejora la satisfacción y la fidelización de los clientes
Permite ofrecer a los clientes información precisa y actualizada sobre el estado y la disponibilidad de los productos, así como garantizar la entrega puntual y en óptimas condiciones. También permite personalizar los productos según las preferencias o necesidades de los clientes, así como ofrecer un servicio postventa de calidad.
Mejora la competitividad y la rentabilidad del negocio
Reduce los costes asociados al inventario, como el almacenamiento, el transporte, el mantenimiento, el seguro o la obsolescencia. También permite aumentar los ingresos al incrementar las ventas, la cuota de mercado y la diferenciación de la oferta. Además, permite mejorar la imagen y la reputación de la empresa, al demostrar su compromiso con la calidad, la seguridad y la responsabilidad social.
Tipos de trazabilidad
La trazabilidad se puede clasificar en diferentes tipos según su alcance y su dirección. Según su alcance, se distinguen los siguientes tipos:
Trazabilidad interna.
Es la que se aplica dentro de la empresa, abarcando todos los procesos y operaciones que se realizan sobre los productos desde que se reciben los materiales o componentes hasta que se envían los productos terminados. La trazabilidad interna permite controlar y optimizar el flujo de los productos dentro de la empresa, así como garantizar su calidad y seguridad.
Trazabilidad externa.
Es la que se aplica fuera de la empresa, abarcando todos los procesos y operaciones que se realizan sobre los productos desde que salen de la empresa hasta que llegan al cliente final. La trazabilidad externa permite controlar y optimizar el flujo de los productos a lo largo de la cadena de suministro, así como garantizar su calidad y seguridad.
Según su dirección, se distinguen los siguientes tipos:
Trazabilidad ascendente.
Es la que permite seguir el rastro de los productos desde el cliente final hasta el origen de los materiales o componentes. La trazabilidad ascendente permite conocer el historial y la procedencia de los productos, así como identificar y solucionar posibles problemas o reclamaciones.
Trazabilidad descendente.
Es la que permite seguir el rastro de los productos desde el origen de los materiales o componentes hasta el cliente final. La trazabilidad descendente permite conocer el destino y el uso de los productos, así como verificar y demostrar su calidad y seguridad.
Cómo implementar la trazabilidad en tu empresa
Para implementar la trazabilidad en tu empresa, es necesario seguir una serie de pasos que te permitan definir, diseñar, ejecutar y evaluar un sistema de trazabilidad adecuado a tus necesidades y objetivos. Estos pasos son los siguientes:
Analiza tu situación actual
El primer paso es realizar un diagnóstico de tu empresa, identificando los productos que quieres trazar, los procesos que intervienen en su ciclo de vida, los requisitos legales y de calidad que debes cumplir, los recursos que dispones y los problemas que quieres resolver o prevenir con la trazabilidad.
Define tus objetivos y tu alcance
El segundo paso es establecer qué quieres lograr con la trazabilidad, qué beneficios esperas obtener, qué indicadores vas a utilizar para medirlos y qué nivel de detalle y de cobertura quieres alcanzar. También debes definir el ámbito de aplicación de la trazabilidad, es decir, si quieres trazar solo tus productos o también los de tus proveedores y clientes, y si quieres trazar solo la trazabilidad interna o también la externa.
Diseña tu sistema de trazabilidad
El tercer paso es diseñar el sistema de trazabilidad que vas a implementar, especificando los elementos, los procesos, los flujos, los roles, las responsabilidades, las normas y los protocolos que lo conforman. También debes definir los medios y las herramientas que vas a utilizar para identificar, registrar, almacenar, transmitir y consultar la información de trazabilidad, así como para garantizar su integridad, seguridad y accesibilidad.
Ejecuta tu sistema de trazabilidad
El cuarto paso es poner en marcha el sistema de trazabilidad que has diseñado, realizando las acciones necesarias para implantarlo, configurarlo, integrarlo, probarlo y validarlo. También debes capacitar y sensibilizar a las personas involucradas en el sistema, tanto internas como externas, para que lo utilicen correctamente y se comprometan con sus objetivos.
Evalúa tu sistema de trazabilidad
El quinto paso es evaluar el funcionamiento y los resultados del sistema de trazabilidad que has ejecutado, utilizando los indicadores que has definido previamente y comparándolos con los objetivos que te habías propuesto. También debes identificar las fortalezas y las debilidades del sistema, así como las oportunidades de mejora y las acciones correctivas o preventivas que debes implementar.
Para facilitar la implementación de la trazabilidad en tu empresa, puedes contar con la ayuda de las soluciones tecnológicas adecuadas, que te permitan automatizar y simplificar las tareas de identificación, registro, seguimiento y consulta de la información de trazabilidad. Algunas de estas soluciones son las siguientes:
Etiquetas y códigos
Son los medios que se utilizan para identificar los productos de forma única y duradera, mediante símbolos alfanuméricos o gráficos que contienen información relevante sobre el producto, como su nombre, su lote, su fecha de caducidad, su origen o su destino. Algunos ejemplos de etiquetas y códigos son las etiquetas adhesivas, las etiquetas RFID, los códigos de barras o los códigos QR.
Lectores y escáneres
Son los dispositivos que se utilizan para leer y capturar la información contenida en las etiquetas y los códigos, mediante sensores ópticos o electromagnéticos que reconocen los símbolos y los convierten en datos digitales. Algunos ejemplos de lectores y escáneres son los lectores de código de barras, los lectores RFID, los escáneres fijos o los escáneres móviles.
Software de trazabilidad
Son los programas informáticos que se utilizan para registrar, almacenar, procesar, transmitir y consultar la información de trazabilidad, mediante bases de datos, interfaces, algoritmos y protocolos que permiten gestionar y analizar los datos de forma eficiente y segura. Algunos ejemplos de software de trazabilidad son los sistemas ERP, los sistemas WMS, los sistemas CRM o los sistemas RFID.
Plataformas de trazabilidad
Son las soluciones integrales que se utilizan para implementar y gestionar el sistema de trazabilidad de forma global y centralizada, mediante la combinación de los medios, las herramientas y el software de trazabilidad, así como la conexión e integración con los sistemas de información de la empresa y de los agentes externos. Algunos ejemplos de plataformas de trazabilidad son las soluciones cloud, las soluciones blockchain o las soluciones IoT.
Conclusión
La trazabilidad es un elemento clave para la gestión de inventarios, ya que permite controlar y optimizar el flujo de los productos a lo largo de la cadena de suministro, así como garantizar su calidad y seguridad. La trazabilidad también tiene beneficios para la satisfacción y la fidelización de los clientes, así como para la competitividad y la rentabilidad del negocio.
Para implementar la trazabilidad en tu empresa, debes seguir una serie de pasos que te permitan definir, diseñar, ejecutar y evaluar un sistema de trazabilidad adecuado a tus necesidades y objetivos. Además, puedes contar con la ayuda de las soluciones tecnológicas adecuadas, que te permitan automatizar y simplificar las tareas de identificación, registro, seguimiento y consulta de la información de trazabilidad.